Как оформить инвентаризацию библиотечного фонда

Как правильно провести инвентаризацию: практические рекомендации

Как оформить инвентаризацию библиотечного фонда

Учет и отчетность могут быть правильными на бумаге, но их достоверность можно выявить только путем инвентаризации. Эта статья поможет вспомнить существенные моменты и предотвратить или исправить возможные ошибки.

Вебинары для бухгалтеров в Контур.Школе: изменения законодательства, особенности бухгалтерского и налогового учета, отчетность, зарплата и кадры, кассовые операции.

Инвентаризация — это обязательная ежегодная процедура для всех без исключения предприятий. цель – проверка соответствия данных бухгалтерского учета фактическому положению. Но не  все организации понимают важность проведения инвентаризации, превращая ее в формальность.

Однако, только в ходе данной процедуры можно выявить излишки или недостачи имущества, установить фактическое состояние объектов, упорядочить имущественные отношения, оценить действительность отраженной в учете задолженности, выявить возможность снижения затрат, откорректировать учет,  и, что самое главное, минимизировать налоговые риски.

Случаи, когда проведение инвентаризации обязательно: 

  • при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;
  • перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;
  • при смене материально ответственных лиц;
  • при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;
  • в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
  • при реорганизации или ликвидации организации;
  •  других случаях, предусмотренных законодательством.

Если инвентаризация проводилась не ранее 1 октября отчетного года, то перед составлением годового баланса повторять эту процедуру нет необходимости.

Основные средства проверять необходимо раз в три года (п. 27 Положения о бухгалтерском учете и отчетности в РФ, утвержденное Приказом Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н.) 

Кроме того, руководитель организации имеет право самостоятельно назначить проведение инвентаризации. Для этого ему необходимо определить количество данных мероприятий в отчетном году, их даты, перечень проверяемого имущества и финансовых обязательств при каждой из них (пп. 2.1 п. 2 Методических указаний по инвентаризации).

Что необходимо проверить при инвентаризации?

Инвентаризации подлежит все имущество и все виды финансовых обязательств, независимо от его местонахождения, то есть не только по головному предприятию, но и по его подразделениям.

В обязательном порядке необходимо проверить:

  • нематериальные активы;
  • основные средства;
  • финансовые вложения;
  • товарно-материальные ценности;
  • незавершенное производство и расходы будущих периодов;
  • денежные средства, денежные документы и бланки документов строгой отчетности;
  • расчеты с поставщиками, покупателями, налоговой инспекцией и фондами, расчеты с прочими дебиторами (кредиторами);
  • резервы предстоящих расходов и платежей, оценочные резервы;
  • активы и обязательства  компании.

Обратите внимание, проверить нужно не только имущество, которое принадлежит фирме. Инвентаризации также подлежат ценности, учтенные на забалансовых счетах, прав собственности на которые у фирмы нет (например, арендованные основные средства; товары, полученные на ответственное хранение; материалы, принятые в переработку, и т д.).

Порядок проведения инвентаризации

Порядок проведения инвентаризации имущества и обязательств организации необходимо прописать в учетной политике (п. 3 ст. 6 Федерального Закона № 402-ФЗ).

Комментирует Юлия Бусыгина, руководитель направления обучения по бухгалтерскому учету, Контур.Школа: «Не обязательные случаи проведения инвентаризации фиксируют в учетной политике. Укажите случаи, сроки, состав инвентаризационной комиссии. Случаи, когда инвентаризация обязательна по закону, в учетной политике фиксировать не нужно».

Основные этапы проведения инвентаризации:

1. Подготовительный этап:

  • подготовка приказа о проведении инвентаризации;
  • формирование инвентаризационной комиссии;
  • определение сроков проведения и видов инвентаризуемого имущества;
  • получение расписок от материально ответственных лиц и т д.
  • распечатка инвентаризационных описей товарно-материальных ценностей (форма № ИНВ-3) отдельно на каждое материально ответственное лицо.

Основным документом, который определяет порядок проведения инвентаризации являются Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденные приказом Минфина России от 13.06.1995 № 49. В них же содержатся  формы по учету результатов инвентаризации, которые утверждены Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88 (в ред. от 27.03.2000).

2. Взвешивание, обмеривание, подсчет, выявление и проверка фактического наличия имущества и обязательств, а также составление инвентаризационных описей.

3. Сопоставление данных инвентаризационных описей с данными бухгалтерского учета: выявляются расхождения, составляются сличительные ведомости и определяются причины расхождений.

4. Оформление результатов инвентаризации. На этом этапе данные бухгалтерского учета приводятся в соответствие с результатами инвентаризации, лица, виновные в неправильном учете имущества, привлекаются к административной ответственности.

Исправляя ошибки по результатам инвентаризации, нужно соблюдать два правила:

  • Во-первых, инвентаризация должна быть закончена до подписания отчетности и сдачи ее в налоговую инспекцию.
  • Во-вторых, записи по исправлению ошибок датируются датой окончания инвентаризации либо 31 декабря отчетного года.

Изменения в утвержденную и сданную бухгалтерскую отчетность вносить нельзя. В такой ситуации все ошибки исправляют в текущем году.

Выявлены излишки имущества

Зачастую, при инвентаризации выявляются «лишние» материально-производственные запасы и, как ни странно, даже основные средства. Причинами могут быть ошибки, совершённые в процессе ранее проводимых контрольных и учётных мероприятий.

В бухгалтерском учете излишки имущества приходуются по рыночной стоимости (без НДС и акцизов),  что оказывает влияние на величину налогообложения. Зачисляются они на дату проведения инвентаризации и соответствующая сумма отражается в составе прочих доходов (п. 29 Методических указаний по инвентаризации).

Выявленные излишки подлежат отражению на следующих счетах бухгалтерского учета: по дебету соответствующего счета учета материальных ценностей (01 «Основные средства», 10 «Материалы», 41 «Товары», 43 «Готовая продукция») и кредиту счета 91-1 «Прочие доходы».

Пример 1.

В ходе инвентаризации были выявлены излишки товара по рыночной стоимости 15 000 руб.

Бухгалтер делает следующую проводку:

Дебет 41 Кредит 91-1 – 15 000 — стоимость излишков товара включена в состав внереализационных доходов

Пример 2.

Организация, в ходе проведения ежегодной инвентаризации, выявила излишки строительных материалов. Рыночная стоимость данных материалов — 20 000 рублей. На основании решения инвентаризационной комиссии бухгалтер сделал следующую проводку:

Дебет 10 Кредит 91-1 – 20 000 — приняты к учету излишки строительных материалов

Кроме этого, необходимо установить причины возникновения излишков и виновных лиц (п. 5.1 Методических указаний по инвентаризации).

Если материалы или товары, выявленные в ходе инвентаризации — неликвидны, а, проще говоря, испорчены, или есть другие причины, не позволяющие их реализовать, например запчасти к оборудованию, которое уже не производится, товары, вышедшие из моды и т.п., то их следует также списать, отразив в учете бухгалтерской записью: Дебет 91 Кредит 10.

В налоговом же учете доход в виде стоимости излишков материально-производственных запасов и прочего имущества, которые выявлены в результате инвентаризации, признается внереализационным доходом (п. 20 ст. 250 НК РФ). Излишки приходуются также по рыночной стоимости (без НДС и акцизов) (п. 5 и 6 ст. 274 НК РФ).

Ответственность за непроведение инвентаризации

Законодательно не предусмотрена ответственность за непроведение инвентаризации. Однако, инспекция может оштрафовать вас за недостоверность данных учета и отчетности (ст. 120 НК РФ; ст. 15.11 КоАП РФ). Правда, для этого ей придется самой найти расхождения учетных данных с реальными. Хоть это и не просто сделать за предыдущие периоды, но ничего невозможного нет.

Советуем посмотреть запись вебинара «Как провести и оформить инвентаризацию в бухгалтерском и налоговом учете». Лектор на практических примерах покажет, как сделать корректировки в бухгалтерском учете, если при инвентаризации выявлены излишки или недостача. А также разберет наиболее спорные и вызывающие трудности вопросы, возникающие при проведении инвентаризации.

Источник: https://School.Kontur.ru/publications/374

Как провести инвентаризацию библиотечных фондов

Как оформить инвентаризацию библиотечного фонда

Инвентаризация библиотечного фонда – это систематическая проверка состояния фонда, позволяющая выявить недостачи и излишки, ветхие и списанные издания, а также разработать дополнительные меры по обеспечению сохранности фонда.

В статье обозначим способы проведения сверки, ее основные этапы, правила оформления результатов инвентаризации.

Инвентаризация библиотечного фонда – целенаправленная деятельность, предусматривающая систематическую проверку наличия документов, числящихся на балансе библиотеки и зафиксированных в учетных документах.

Внимание! Для скачивания доступны новые образцы: Положение о библиотеке, Положение о МЦБ, Должностная инструкция библиотекаря

Инвентаризация библиотечного фонда: особенности учета

Инвентаризация фонда в обязательном порядке проводится при следующих обстоятельствах:

  • при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже;
  • при составлении годового бухгалтерского отчета;
  • при смене материально ответственных лиц;
  • при выявлении фактов хищения, злоупотребления или повреждения имущества;
  • в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
  • при реорганизации или ликвидации учреждения.

Порядок проведения инвентаризации библиотечного фонда

Инвентаризация библиотечных фондов проводится каждые 5 лет во всех структурных подразделениях библиотеки, располагающих документным фондом. Сверка может проводиться на протяжении всех пяти лет, если ежегодно специалисты охватывают не менее 20 % от общего числа документов.

☆ Как часто проверять библиотечный фонд, покажем в таблице журнала «Справочник руководителя учреждения культуры»

Скачать таблицу

Сроки, состав проверяющей комиссии, методика проведения инвентаризации утверждаются Приказом Директора библиотечно-информационного учреждения.

Контроль за ходом выполнения данной работы и анализ результатов проверки выполняет главный бухгалтер. С Приказом знакомят всех членов инвентаризационной комиссии, а также руководителя структурного подразделения, где запланирована сверка фонда.

На сегодняшний день известны три варианта проведения инвентаризации библиотечного:

  1. По регистрам индивидуального учета библиотеки (инвентарная книга, регистрационные карточки учебников).
  2. По книжным индикаторам, расположенным в порядке инвентарных номеров или в алфавитном порядке.
  3. По топографическому каталогу, где карточки размещаются в соответствии с расположением фонда.

Сверка по инвентарной книге отличается от двух других методов тем, что книг в учреждении одна или несколько, а экземпляров, имеющихся в фонде – огромное множество. В этой ситуации одновременно могут работать только несколько членов комиссии.

✪ Организуйте порядок проведения инвентаризации правильно, пошаговый алгоритм в Системе Культура

Таким образом, один берет книгу с полки и проговаривает ее выходные данные, а второй отыскивает запись в инвентарной книге. Данный способ замедляет процесс инвентаризации.

Инвентаризация библиотечного фонда в бюджетных учреждениях по книжным индикаторам – более совершенный способ, так как весь объем индикаторов можно разделить на части и задействовать в инвентаризации большее число сотрудников, что ускорит процесс. Кроме того, индикаторы можно расположить в порядке, удобном для членов комиссии.

Минусом этого варианта проверки фонда является то, что процесс написания индикаторов сложен сам по себе.

Во всех вариантах сверки в каждой снятой с полки книге и в учетной документации, в которой найдена запись об этой книге, делают отметки об инвентаризации с указанием года.

В ходе сверки фонда анализу подвергаются и читательских формуляры, на которых числятся книги. Инвентарные номера записей в формулярах, прошедших проверку обводятся, делается отметка в инвентарной книге.

Особенности учета библиотечных фондов

Процесс инвентаризации тесно связан с системой учета библиотечных документов, принятой в библиотеке. В качестве единицы учета библиотечных документов выступают экземпляр и название, для периодических изданий – годовой комплект и название.

Для учета электронных носителей информации используют формулировку «единица памяти данных».

Перед началом сверки важно проверить правильность учета документов. Отдельным экземпляром считается и в качестве отдельного названия учитывают:

  • отдельное издание;
  • отдельный том;
  • каждую брошюру из серии или издательской папки;
  • отдельно выпущенные приложения к изданиям.

В том случае, если библиотека осуществляет издательскую деятельность, необходимо отследить систему учета печатной продукции. Важно внимательно проанализировать, как оформлены журналы и газеты, по правилам учитываемые в формате экземпляров и названий.

На отдельно выпущенные приложения к газетам и журналам с индивидуальным заголовком и нумерацией ведется отдельный учет, как и на нормативно-техническую документацию, стандарты.

Неопубликованные издания специалистами учитываются в экземплярах и названиях. Как отдельный документ учитывается депонированная научно-исследовательская работа, а также сброшюрованные документы.

! В Порядок учета документов библиотечного фонда внесли изменения, какие – узнайте в Системе Культура

Применение компьютерных технологий

В крупных библиотеках, оборудованных автоматизированными системами, особое распространение получает технология RFID. Сегодня это новшество упрощает не только процессы библиотечно-информационного обслуживания, но и учет фонда, а соответственно и работу по инвентаризации.

Каждый документ библиотеки маркируется радиочастотной меткой, обеспечивая бесконтактный метод идентификации. Инновационный инструмент гарантирует защиту изданий от хищения, что дает отличные результаты при сверке.

Инвентаризация в библиотеке с использованием RFID-технологии снижает трудозатраты на проведение процедуры, так как исключает необходимость снятия со стеллажа каждого издания.

Автоматизированная учетная система делает процесс сверки максимально эффективным без привлечения дополнительной помощи сотрудников.

Длительность процесса зависит от объема фонда, но в среднем на проверку фонда одного отдела уходит не более двух часов. В этот период специалисты проходят вдоль стеллажей с RFID-считывателем, моментально распознающим книгу, передавая отчет о полученных данных в АБИС.

↯ Ошибки при инвентаризации и как их избежать, подробная таблица в Системе Культура

В библиотеках, не оборудованных RFID-технологией, предусмотрено использование компьютерной программы MicrosoftExcel, как на этапе подготовки к инвентаризации, так и во время оформления ее результатов.

В этом случае специалисты, ответственные за библиотечные фонды, создают в электронном формате модель инвентарной книги, разбивают ее на части, выстраивают наименования изданий в алфавитном порядке. Затем приводят в единый вид сведения о стоимости документа (без указания копеек).

Использование компьютерных технологий позволяет быстро оформить акт на выбытие документов и рассчитать итоговые суммы недостачи. Следует отметить, что на разные причины выбытия составляются разные акты.

  • В статье вы найдете только несколько готовых образцов и шаблонов. В Системе «Культура» их более 5000.

Успеете скачать всё, что нужно, по демодоступу за 3 дня?

Активировать

Как оформить инвентаризацию библиотечного фонда

Об инвентаризации библиотечных фондов, проведенной в учреждении, расскажет официальный протокол, составленный согласно утвержденной форме. В документе отдельными графами отражают фонд художественной, учебной, справочной, энциклопедической и научно-популярной литературы.

В протокол включают сведения о количестве и стоимости изданий, имеющихся в наличии, а также количественные сведения об излишках и недостаче. Указываются также причины недостачи и, если имеется необходимость, лица, виновные в потере книг, а также действия, принятые для предотвращения повторных инцидентов.

В качестве обязательного приложения к протоколу выступает опись ветхих, недостающих, списанных и находящихся у читателей документов. Прилагается также копия инвентарной книги.

Весь пакет документов подписывается председателем и членами комиссии по инвентаризации. В течение 10 дней документ утверждается руководителем учреждения, а после передается в бухгалтерию для внесения результатов сверки в систему бухгалтерского учета.

Материал проверен экспертами Актион Культура

Источник: https://www.cultmanager.ru/article/8570-19-m04-24-inventarizaciya-bibliotechnogo-fonda

Комиссия на инвентаризацию библиотечных фондов

Как оформить инвентаризацию библиотечного фонда

Ограниченная материальная ответственность наступает во всех случаях порчи материальных ценностей. Чаще всего — при утере документов. Но может наступить и полная материальная ответственность. К таким случаям относятся:

  1. недостача ценностей;
  2. умышленное причинение ущерба;
  3. порча материальных ценностей в состоянии алкогольного, наркотического или иного токсического опьянения (требует документального подтверждения в виде медзаключения и акта об отстранении от работы);
  4. причинение ущерба в результате преступных действий работника, установленных приговором суда, или в результате административного проступка;
  5. разглашение сведений, составляющих охраняемую законом тайну (государственную, служебную, коммерческую или иную);
  6. порча имущества работником не при исполнении им трудовых обязанностей.

Инвентаризация библиотечных фондов

Важно НК и представляются для целей государственной статистической отчетности. Итоговые данные об обменном фонде и электронных сетевых локальных документов включаются в общие показатели библиотечного фонда.

Итоговые данные электронных сетевых документов удаленного доступа отражаются путем добавления к общим показателям библиотечного фонда через «+» количества пакетов и количества (в скобках) включенных в них документов.
9. Проверка наличия документов (инвентаризация) библиотечного фонда 9.1.

Проверка наличия документов (инвентаризация) библиотечного фонда (далее – проверка фонда) производится в обязательном порядке: при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи документов; в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуациях, вызванных экстремальными условиями; при реорганизации или ликвидации библиотеки; при перемещении особо ценных частей фонда.

Вы точно человек?

НК РФ);

  • во внереализационные доходы — 5000 руб. (п. 13 ст. 250 НК РФ);
  • в материальные расходы — стоимость макулатуры в сумме 1200 руб. (5000 x 24%) (п. 2 ст. 254 НК РФ).

Данные операции будут отражены следующими бухгалтерскими проводками: операции Дебет Кредит Сумма, руб.

Списаны книги по причине ветхости 1 401 01 172 1 101 07 410 15 000 Оприходована макулатура, полученная от списания книг 1 105 06 340 1 401 01 172 5 000 Начислен доход от реализации макулатуры 2 205 09 560 2 401 01 172 6 000 Списана реализованная макулатура 1 401 01 172 1 105 06 440 5 000 Получены в кассу денежные средства от реализации 2 201 04 510 2 205 09 660 6 000 Сданы денежные средства на лицевой счет в Казначействе 2 201 01 510 2 201 04 610 6 000 Начислен НДС 2 401 01 172 2 303 04 730 915,25 Начислен налог на прибыль ((6000 — 915,25 + 5000 — 1200) руб.

7. учет перестановки документов. замена документов

Привлечение к ответственности При проведении инвентаризации важно выявить и исправить ошибки. Однако в некоторых случаях можно обнаружить прямые факты хищений из библиотечных фондов. Что делать в такой ситуации? Конечно, в ряде случаев подобные факты могут привести и к уголовной ответственности.


Но если ущерб есть, но он незначителен, то виновное лицо привлекается лишь к дисциплинарной ответственности. Основанием для привлечения к материальной ответственности являются результаты инвентаризации, установившей наличие ущерба.

При ограниченной материальной ответственности работник возмещает ущерб в заранее установленных пределах. Таким пределом, как правило, является средний месячный заработок.

Отмечу, что при исчислении средней заработной платы учитываются все выплаты, которые входят в систему оплаты труда: зарплата, премии, доплаты и т. д. (постановление Правительства РФ от 24.12.2007 г.

В Акте о списании отражается наименование, номер и дата финансового документа, подтверждающего факт продажи. Финансовый документ прилагается к Акту о списании. 6.8.

После завершения мероприятий, предусмотренных Актом о списании исключенных объектов библиотечного фонда, первый экземпляр Акта со списком и документом, подтверждающим выбытие, передается в бухгалтерию, второй экземпляр остается в подразделении, осуществляющем учет библиотечного фонда.

На основании Акта о списании исключенных объектов библиотечного фонда библиотечное подразделение и бухгалтерия вносят изменения в соответствующие учетные документы. 6.9. Акты о списании регистрируются в «Книге суммарного учета библиотечного фонда» (или другом виде регистра суммарного учета выбытия документов, принятом в библиотеке). 6.10.

К Акту о списании прилагается Список на исключение объектов библиотечного фонда (далее список), который включает следующие сведения: инвентарный номер документа и (или) шифр хранения, краткое библиографическое описание, цену документа, зафиксированную в инвентарной книге (или другом регистре индивидуального учета документов, принятом в библиотеке), коэффициент переоценки, цену издания после переоценки и общую стоимость исключаемых документов. Для печатных документов временного хранения допускается замена списка книжными формулярами. Для документов, обработанных групповым способом, вместо списка даётся перечень регистрационных номеров, вид исключаемых изданий, их количество.

6.4. К Акту о списании по причине утраты и списку прилагаются документы, подтверждающие утрату (протокол, акт, заключение уполномоченных органов, финансовый документ о возмещении ущерба и т. п.).

Как отдельный экземпляр и как отдельное название учитываются:

  • каждое отдельное издание (книга, брошюра);
  • каждое входящее в конволют издание;
  • каждый отдельный том (выпуск, часть) многотомного издания, имеющий индивидуальное заглавие;
  • каждая из брошюр, выпущенных в объединяющей их издательской папке, обложке, манжетке;
  • каждая книга или брошюра, входящая в книжную серию (нумерованную или ненумерованную);
  • отдельно изданные приложения к книгам и брошюрам, имеющие индивидуальное заглавие и самостоятельное значение (приказ Минкультуры России от 08.10.2012 г. № 1077).

Нужно проверить также правильность учёта и оформления различного рода печатной продукции. Журналы и продолжающиеся издания учитываются в экземплярах и названиях.

Комиссия вправе применить все переоценочные коэффициенты, установленные Правительством Российской Федерации, а также определить другие виды и размеры компенсации ущерба в соответствии с действующим законодательством и Правилами пользования библиотекой.

При утере или хищении ценных и редких книг для определения их стоимости комиссия может привлекать к своей работе соответствующих экспертов, а также использовать материалы научно-методических центров, книжных аукционов и ярмарок. В этих случаях определение причиненного ущерба предельными коэффициентами кратности не ограничивается.

Решение комиссии по оценке документов оформляется Актом (или соглашением) о возмещении ущерба, который служит основным документом, удостоверяющим их стоимость при осуществлении дальнейших действий со стороны библиотеки по взысканию с виновного материального ущерба. 6.6.

При большом объеме работ для одновременного проведения инвентаризации создаются дополнительно несколько рабочих комиссий.

Персональный состав постоянно действующих и рабочих инвентаризационных комиссий утверждается Приказом руководителя по учреждению. В состав инвентаризационной комиссии включаются представители администрации, бухгалтерских служб и другие специалисты.

Сроки и виды инвентаризации библиотечных фондов определяются по согласованию с учредителем и утверждаются в учетной политике.

В п. 10.2 Инструкции об учете библиотечного фонда

Источник: http://abm-a.ru/komissiya-na-inventarizatsiyu-bibliotechnyh-fondov/

Правовед
Добавить комментарий