Приказ о кадровом делопроизводстве образец

Приказ о ведении обязательных документов по кадровому делопроизводству в организации

Приказ о кадровом делопроизводстве образец

Home / Новости / Приказ о ведении обязательных документов по кадровому делопроизводству в организации

Все вопросы будет решать сторонняя специализированная организация.

  • Сложности с документооборотом возникают, если организация крупная, имеет структурные единицы и большой объем документации. В этом случае обязанности по передаче бумаг может возлагаться на курьера. При этом часто представители организации-исполнителя не посещают офис заказчика, т. е. работа производится полностью дистанционно.

Упрощение учета на микропредприятиях Все условия труда закрепляются в соглашении с работником. В 2018 году руководители данных компаний и ИП вправе отказаться от составления локальных нормативных актов.

В течение 4 месяцев с момента утраты статуса микропредприятия, руководство обязано оформить «традиционную» кадровую документацию.

Итак, организация на предприятии кадрового делопроизводства — сложная процедура.

Действие Инструкции распространяется на документы несекретного характера. 3. Инструкция разработана на основании требований Федерального закона от 27 июля 2004 г.

Если секретарь еще и кадровик

Важно

Это возможно, потому что руководитель – лицо, по умолчанию ответственное за любую деятельность организации, которое может самостоятельно заниматься любым направлением ее деятельности.

  • Расширение полномочий иного работника организации уже потребует подготовки и принятия нескольких важных документов. Первое, что нужно сделать – это оформить дополнительное соглашение к трудовому договору и внести изменения в должностную инструкцию.

Подписанное дополнительное соглашение будет означать, что работник согласен со своим новым назначением, а должностная функция о том, что ему известны все его новые обязанности, права и ответственность. Далее, принимается приказ о назначении на должность, в котором указывается размер ставки, размер доплачиваемой заработной платы за выполнение кадровых функций.

  • Прием на работу нового сотрудника.
  • Штатная расстановка — это форма расписания с внесенными ФИО работников в соответствии с занимаемыми должностями. График отпусков (ф. Т-7) отражает информацию о времени предоставления ежегодных отпусков всем работникам.

    Составляется на год. Его утверждает директор по согласованию с профорганом. Документ должен оформляться минимум за 2 недели до нового года.

    Занесенные в него данные обязательны для исполнения, как сотрудниками, так и работодателями. Исключение составляют льготники. Образец Т7 График включает следующие реквизиты:

    • название подразделения;
    • наименование должности;
    • ФИО и табельный номер труженика;
    • число дней отпуска;
    • даты ухода в отпуск по плану и факту;
    • основание переноса отпуска, предположительная дата.

    За 2 недели до отпуска сотруднику сообщают об этом.

    Ведение кадрового делопроизводства от а до я

    Так, если основной деятельностью организации является производство, то, скорее всего, понадобится разработать график сменности, утвердить нормы выработки, перечень должностей и профессий с вредными условиями труда, работа в которых дает право на дополнительный отпуск, и это далеко не все. Только разрабатывать эти документы должен уже не секретарь с возложенными на него обязанностями кадровика, а целая команда, которая включает в себя экономиста по труду и специалиста по охране труда.

    Внимание

    Может ли секретарь разработать все перечисленные ЛНА самостоятельно? Вероятно, да. Но лучше не в одиночку, а в тандеме с главным бухгалтером или руководителем организации.

    В первую очередь это касается тех ЛНА, которые устанавливают порядок оплаты труда работников.

    Кадровое делопроизводство с нуля. примеры документов и образцы заполнения форм

    Итак, существует 3 основных варианта возложения полномочий кадровика:

    • На руководителя организации, например, директора;
    • На действующего работника организации, путем расширения его полномочий;
    • На принимаемого для работы нового работника.

    При этом тип назначения зависит от того, какие задачи при организации работы ставит руководитель.

    Если ему необходимо лишь составление небольшого количества документов по движению кадров и подготовка табеля, то можно ограничиться расширением собственных функций или наделением дополнительными полномочиями кого-либо из работников.

    Он оформляется в виде приложения к Правилам.Статья 189. Дисциплина труда и трудовой распорядок Инструкция о защите персональных данных

    • Согласно ст. 87 ТК РФ в ней установлены требования, обязательные для выполнения при обработке персональной информации о работниках, обеспечение их защиты, использования, хранения.
    • Персональной считается информация об отдельно взятом труженике, нужная работодателю для трудовых отношений. Работники должны быть ознакомлены с документами, определяющими порядок обработки их данных.

    Статья 87. Хранение и использование персональных данных работников Положение об охране труда Оно находится в отделе кадров. Каждого работника ознакамливают с документом.

    На предприятиях с численностью сотрудников более 50 человек должна присутствовать должность специалиста по охране труда.

    Эти приказы содержат персональные данные, но «весовые категории» личной информации в них несоразмерны: то, что работник занимается кадровым делопроизводством, тайной не является (это вряд ли удастся скрыть от окружающих), а вот размер его вознаграждения – закрытая персональная информация, которую посторонним знать не обязательно. Оба приказа издаются одним днем. ОБЯЗАТЕЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ ПО КАДРАМ Существуют документы, которые обязаны быть в каждой организации – любая проверка запросит их в первую очередь.

    Если секретарь теперь отвечает за кадровое делопроизводство, то обеспечить этот обязательный набор предстоит в кратчайшие сроки. Приведем перечень этих документов в виде таблицы с пояснениями.

    Нумеровать документы не будем – степень их обязательности одинакова и является высшей. Этот список не является исчерпывающим.

    Этапы организации кадрового делопроизводства с нуля Для формирования кадрового учета удобно использовать следующую пошаговую инструкцию: Подготовка необходимого Для организации кадровой службы сначала нужно приобрести мебель, оргтехнику, канцтовары и т. д. Обязательно потребуется кадровая программа, например, «1С: ЗУП» и справочная правовая система.

    Благодаря этому работники отдела будут отслеживать последние изменения законодательства и получат доступ к необходимым документам. Сейф нужен для хранения трудовых и важных бумаг. Оформление руководителя Директор является исполнительным лицом любой компании.

    Он подписывает документацию. Для наделения его всеми полномочиями он принимается на работу по трудовому соглашению. Издается соответствующее распоряжение, которым он назначает сам себя.

    ДОКУМЕНТЫ ПО ЗАЩИТЕ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ Работодатель обязан обеспечивать сохранность личной информации работников в соответствии с Федеральным законом № 152-ФЗ. Утвердить положение о персональных данных недостаточно.

    Дополнительно необходимы: • письменные разрешения работников на обработку их персональных данных; • письменные обязательства работников, обрабатывающих персональные данные коллег, об их неразглашении; • особый режим хранения документов, содержащих персональные данные.

    Если строго следовать букве закона, то сначала работник должен дать разрешение на обработку собственных персональных данных, а уже потом заявление о приеме на работу.

    Дело это добровольное, однако на практике без разрешения оформить прием на работу нельзя. Поэтому такое разрешение дают все сотрудники организации без исключения.

    Установленной формы для него нет, но можно использовать такую, как в Примере 3.

    Следует помнить, что трудовая книжка – документ, подлежащий возврату, и работник (или его родственники) теоретически может затребовать ее на протяжении всего срока хранения этого документа, а срок составляет 50 лет (п. 2 ст. 22.1 Федерального закона № 125-ФЗ).

    Поэтому забытые трудовые книжки ни в коем случае не сшиваются между собой.
    Нюансы формирования дел. Трудовые договоры и личные карточки в архиве образуют дела, которые так и называются – «Трудовые договоры уволенных работников» и «Личные карточки уволенных работников».

    Эти дела формируются в тома одинаково: сначала по годам увольнения, а затем по алфавиту фамилий бывших работников. АРХИВ ДОКУМЕНТОВ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ: ЗАКЛАДЫВАЕМ ФУНДАМЕНТ В соответствии со ст. 17 Федерального закона № 125-ФЗ организация обязана хранить документы по личному составу.

    Источник: http://kodeks-alania.ru/prikaz-o-vedenii-obyazatelnyh-dokumentov-po-kadrovomu-deloproizvodstvu-v-organizatsii/

    Что такое приказы по основной деятельности

    Приказ о кадровом делопроизводстве образец

    Приказ — это основной распорядительный документ предприятия. В номенклатуре дел организации издание таких распоряжений, как правило, разделяется на две большие группы: приказы по основной деятельности и по личному составу. Рассмотрим первую группу.

    КонсультантПлюс БЕСПЛАТНО на 3 дня

    Получить доступ

    Речь идет о локальных нормативных документах, отражающих управленческие решения по вопросам производственно-хозяйственной деятельности, планирования, отчетности, финансирования, кредитования, реализации товаров и т.п.

    Как правило, локальный нормативный акт готовит то структурное подразделение, деятельность которого связана с его исполнением.

    В статье мы приведем образцы приказов по основной деятельности предприятия, которыми можно пользоваться в повседневной работе.

    https://www.youtube.com/watch?v=EQ0qIzi7kI4

    Среди распоряжений по основной деятельности (ОД) особое место занимают приказы по административно-организационным или административно-хозяйственным вопросам. Они должны храниться раздельно, так как имеют разные сроки хранения. Если распоряжения по ОД хранятся постоянно, то по административно-хозяйственным вопросам — 5 лет.

    Приказы по основной деятельности — это какие

    Часто у делопроизводителей возникают сложности с отнесением распоряжения к локальным нормативным актам по ОД или по личному составу.

    Основной принцип следующий: если документом регулируются трудовые взаимоотношения с организацией конкретных работников — это распоряжение по личному составу (прием, увольнение, отпуск, командировка, поощрение, взыскание, обучение и т.

    п), если же речь идет об организации в целом — это приказ по основной деятельности, даже если в нем названы ответственные лица и даны поручения конкретным работникам.

    Приведем далеко не полный перечень приказов по основной деятельности. К ним относятся следующие распоряжения:

    • о вступлении в должность руководителя;
    • о возложении на руководителя обязанностей главного бухгалтера;
    • о назначении временно исполняющего обязанности руководителя;
    • о наделении правом подписи;
    • о назначении ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек;
    • о передаче функций по ведению кадрового делопроизводства компании-аутсорсеру;
    • о назначении ответственного лица за обеспечение пожарной безопасности в здании;
    • об утверждении штатного расписания;
    • о создании обособленного подразделения;
    • о введении в действие новой редакции «Правил внутреннего трудового распорядка»;
    • о порядке выдачи работникам трудовых книжек;
    • об обеспечении охраны коммерческой тайны;
    • об использовании мобильной связи;
    • об утверждении перечня материально ответственных лиц;
    • о заключении договоров о полной индивидуальной материальной ответственности;
    • об организации приема-передачи дел и инвентаризации;
    • о графике работы организации в майские праздники;
    • об организации расследования несчастного случая.

    Как оформляется

    Требования к оформлению ряда документов, отнесенных к разряду организационно-распорядительных, закреплены в ГОСТ Р 6.30-2003. В этом документе указаны состав реквизитов и требования к их оформлению. Здесь же размещены схемы расположения реквизитов на бланке.

    В тексте обычно указываются следующие:

    • наименование организации;
    • название документа;
    • дата и регистрационный номер;
    • тема;
    • текст приказа;
    • место для подписи должностного лица, утверждающего распоряжение, с указанием должности;
    • отметка об исполнителе;
    • место для виз согласования, если это необходимо.

    Если к локальному нормативному акту прилагаются отдельные документы, например объяснительные, то это указывается в тексте. Для наглядности приведем образец приказа по основной деятельности.

    Реестр изданных приказов

    Изданные на предприятии распоряжения принято регистрировать, так как необходимо вести их учет.

    Локальные нормативные акты не только утверждаются руководителем, но и получают свой номер, под которым о них вносится информация в специально предназначенный для этих целей журнал.

    Если в компании введено разделение распоряжений на группы, то лучше сразу регистрировать и хранить их отдельно. Это позволит в конце года не тратить дополнительные усилия на классификацию документов в соответствии с их сроками хранения.

    Для регистрации локальных нормативных актов используется журнал. На законодательном уровне не прописано каких-либо требований к такому документу. Смысл же его сводится к тому, чтобы там можно было фиксировать следующие сведения:

    • регистрационный номер;
    • дату подписания приказа;
    • наименование документа, его краткое содержание или описание предмета;
    • данные лица, ответственного за подготовку проекта распоряжения (исполнителя);
    • отметку об исполнении;
    • примечания, если таковые имеются.

    Журнал регистрации локальных нормативных актов используется на протяжении календарного года. Каждый год начинается новый журнал (книга), и нумерация приказов по основной деятельности в нем ведется заново.

    О наделении правом подписи

    Источник: https://ppt.ru/forms/dokumetooborot/prikazi-po-vidam-deyt

    ➤ Приказ о назначении ответственного за делопроизводство

    Приказ о кадровом делопроизводстве образец

    Расскажем, как, не нарушив закон о персональных данных, составить и оформить приказ о назначении сотрудника, ответственного за делопроизводство в компании. Скачайте образец и бланк такого приказа.

    Скачайте полезные документы:

    На кого можно составить приказ о назначении ответственного за делопроизводство

    В небольших организациях объемы документопотока, как правило, небольшие. Поэтому функции делопроизводителя могут быть поручены в качестве совмещения кому-то из сотрудников.

    Но только желания руководителя для этого мало. В статье 60.

    2 Трудового кодекса сказано, что выполнять дополнительные трудовые обязанности в качестве совмещения можно поручить работнику только в том случае, когда он письменно выразит согласие на это.

    Кроме того, совмещение предполагает, что дополнительные функции работник будет выполнять в течении установленного по основной работе времени. То есть, интенсивность его труда, нагрузка на работника повысится. Следовательно, работодатель должен будет доплачивать работнику, выполняющему дополнительные к основным трудовые обязанности.

    Изменение условий первоначального трудового договора с сотрудником оформляют двумя приказами. Один из них – приказ о назначении ответственного за делопроизводство. Этим приказом целесообразно назначить не только того, кто будет постоянно осуществлять функции делопроизводителя, но и сотрудника, который сможет заменить его в случае болезни, отпуска, командировки. 

    Приказ о назначении ответственного за делопроизводство

    Скачать образец

    Внимание! Прежде, чем составлять приказ о назначении ответственного за делопроизводство, работодатель должен получить от сотрудников письменное согласие о том, что они не возражают на изменение условий труда.

    Поскольку ведение делопроизводства требует наличия специальных знаний, ответственным за эту сферу деятельности компании целесообразно назначить тех, кто работает с документами.

    Как правило, ответственным за делопроизводство назначают кадровика или секретаря. Эти специалисты и так занимаются обработкой, регистрацией и хранением документов, им будет легче выполнять дополнительные функции делопроизводителя.

    При необходимости, если документопоток увеличится, к работе с документами могут быть привлечены сотрудники подразделений.

    В этом случае также нужно будет составить приказ о назначении ответственных лиц за делопроизводство по отделам и службам компании.

    Как правильно сформулировать приказ о назначении нескольких ответственных лиц расскажет эксперт журнала «Справочник секретаря» в сфере делопроизводства и архивного дела. 

    Подсказки для начинающих секретарей. 6 схем делопроизводственных процессов

    Скачать все памятки

    Какой приказ необходимо составить еще, кроме приказа о назначении ответственного за делопроизводство

    Поскольку новые функции, возлагаемые на работника, должны оплачиваться дополнительно, надбавка также должно быть установлена приказом. Но это нужно сделать отдельным распоряжением.

    Дело в том, что приказ о назначении ответственного за делопроизводство относится к внутренним документам по основной деятельности. Доступ к таким приказам имеют и другие сотрудники, работники иных подразделений. При этом оплата труда конкретного работника относится к персональным данным и разглашению не подлежит.

    Поэтому одновременно с приказом о назначении ответственного за делопроизводство составляется второе приказ по личному составу, которым сотруднику устанавливается надбавка за совмещение. 

    Приказ о доплате за совмещение профессий/должностей

    Скачать документ

    Сведения личного характера указаны в обоих приказах, но в приказе о назначении ответственного за делопроизводство содержится только общеизвестный факт.

    При том, что в приказе об установлении надбавки содержатся сведения, которые законом отнесены к персональным данным, это закрытая информация, она не должна находится в общем доступе.

    Нарушение этого правила чревато для работодателя крупными штрафами. 

    Как составить приказ о назначении ответственного за делопроизводство

    Поскольку унифицированной формы такого приказа федеральными нормативными актами не установлено, составить документ можно в произвольной форме. Формуляр приказа нужно утвердить как приложение к документу, которым регулируют делопроизводство в компании – Положению или инструкции о делопроизводстве.

    Требования к оформлению приказов установлены ГОСТ Р 7.0.97-2016. К реквизитам, которые подлежат заполнению в обязательном порядке, относятся:

    • наименование организации в соответствии с уставными документами;
    • наименование и тема приказа;
    • место и дата составления документа;
    • текст, который включает в себя констатирующую и распорядительную части;
    • подписи и должности руководителя и всех сотрудников, которые были упомянуты в приказе. 

    Констатирующая часть текста приказа о назначении ответственного за делопроизводство начинается словами «В целях оптимизации делопроизводства…». Кроме того, в ней нужно привести наименование организации.

    Распорядительная часть текста начинается фразой «Приказываю:». После него идут пункты, которые следует выполнить для достижения целей, указанных в преамбуле. Первым пунктом назначается сотрудник, на которого возлагаются обязанности по ведению делопроизводства и дата, с которой он будет выполнять дополнительные обязанности в порядке совмещения.

    В распорядительной части можно конкретизировать те функции, которые сотрудник будет выполнять дополнительно, если для него еще не разработана новая должностная инструкция, дополненная перечнем новых обязанностей.

    Кроме того, этим же приказом о назначении ответственного за делопроизводство целесообразно назначить и того сотрудника, кто будет заменять делопроизводителя в случае отсутствия. Стандартной фразой, включаемой в текст приказа является пункт о том, кто будет осуществлять контроль над выполнением данного распоряжения.

    Под приказом о назначении ответственных лиц за делопроизводство руководитель и назначаемые сотрудники должны расписаться собственноручно.

    После этого сотрудники, упомянутые в приказе, приобретают статус «должностных лиц, ответственных за делопроизводство в организации». Это означает что с этого момента не только на руководителя, но и на них распространяется действие статьи 15.

    11 КоАП РФ, предусматривающей административное наказание за нарушение правил хранения документов, установленных федеральным законодательством.

    Как правильно внести изменения в приказы при смене ответственного лица расскажет эксперт журнала «Справочник секретаря» в сфере делопроизводства и архивного дела. 

    Итог:Приказом о назначении ответственного за делопроизводство на сотрудника возлагают не только дополнительные обязанности, оплачиваемые по закону, но и дополнительная персональная ответственность.

    Источник: https://www.sekretariat.ru/article/211012-naznachenie-otvetstvennogo-za-deloproizvodstvo-19-m5

    Кадровые приказы

    Приказ о кадровом делопроизводстве образец

    Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем органа управления (предприятия, организации), действующим на основе единоначалия, для решения основных и оперативных задач, стоящих перед данным органом.

    ПРИКАЗЫ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ

    Приказы по личному составу оформляют трудовые отношения работодателя и работника, которые регламентируются Трудовым кодексом Российской Федерации.

    В соответствии с частью третьей Трудового кодекса РФ, устанавливающей логику регулирования трудовых правоотношений, а также с учетом значимости управленческого действия с точки зрения действующего законодательства и ценности документа, которая выражается в сроке его хранения, приказы по личному составу классифицируются достаточно просто.

    Первая группа – приказы, оформляющие трудовые отношения и существенные факты реализации трудовой функции работника (касаются условий трудового договора) и имеющие срок хранения 75 лет:

    • о приеме на работу (заключение трудового договора);
    • о переводе на другую работу (постоянный перевод с согласия ­работника, т.е. изменение трудового договора);
    • об увольнении (прекращение трудового договора);
    • об установлении заработной платы (изменение размера заработной платы как изменение существенных условий трудового договора);
    • о направлении в командировку (длительную зарубежную);
    • о поощрении (премирование, объявление благодарности, награждение ценным подарком, почетной грамотой и т.п.).

    Следует только заметить, что приказы о назначении на должности первых лиц предприятия, тех должностных лиц, которые упоминаются в уставе (например, генеральный директор, его заместители, главный бухгалтер, руководитель службы внутреннего контроля), являются приказами по основной деятельности, а не по личному составу.

    Вторая группа – приказы, оперативно регулирующие выполнение трудовой функции работником и имеющие срок хранения 5 лет:

    • о предоставлении отпуска;
    • о направлении в командировку (краткосрочную);
    • о применении дисциплинарного взыскания (замечание, выговор и т.п.);
    • о направлении на обучение (семинар) в рамках профессиональной подготовки, переподготовки и повышения квалификации.

    Подобная классификация приказов находит свое отражение в структуре статьи 6 “Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения”.

    РЕГИСТРАЦИЯ ПРИКАЗОВ

    Регистрация – это перенос реквизитов документа в определенную регистрационную форму (журнал, книгу, картотеку, базу данных) и проставление на документе номера (или индекса) и даты.

    Все виды приказов по личному составу должны регистрироваться. Регистрация в журнальной форме хорошо обеспечивает задачи охраны и учета документов. По последней записи видно общее количество зарегистрированных документов.

    Все данные о регистрации компактно сгруппированы в одном или нескольких журналах, которые подлежат особому хранению. Из журнала невозможно изъять внесенные данные, зарегистрировать документ задним числом.

    Все эти преимущества журнальной формы регистрации обеспечивают ее применение и в настоящее время, невзирая на наличие новых технологий, которые позволяют автоматизировать регистрацию документов.

    Обязательность ведения учетных форм в журнальной форме установлена нормативными документами (Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения; Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по комплектованию и учету кадров).

    Компания “Кадры в порядке” разработала для регистрации приказов удобные журналы учета и регистрации приказов.  В зависимости от объема кадрового документооборота могут применяться различные виды журналов.

    Все журналы (книги) регистрации ведутся до полного заполнения.

    На обложке каждой книги регистрации следует написать наименование организации (учреждения) и поставить дату заведения журнала, а после полного заполнения книги – дату окончания.

    Если за время ведения журнала наименование организации (или ее организационно-правовая форма) меняется, то на обложку журнала следует внести уточнения.

    Подробнее о правилах регистрации приказов можно прочитать в статье Л. Санкиной “Журналы регистрации кадровой документации”.

    ПРИМЕРЫ ПРИКАЗОВ

    ПРИЕМ

    • Форма Т-1. Унифицированная форма приказа о приеме
    • Форма Т-1а. Унифицированная форма приказа о приеме (несколько человек)
    • Т-1. Приказ о приеме на постоянную работу
    • Т-1. Приказ о приеме на постоянную работу, без испытания
    • Т-1. Приказ о приеме на сезонную работу
    • Т-1. Приказ о приеме по совместительству
    • Т-1. Приказ о приеме, временно, на период нахождения другого сотрудника в отпуске по уходу за ребенком
    • Т-1. Приказ о приеме, временно, на период выполнения работ
    • Т-1. Приказ о приеме, срочный, по медицинским показаниям
    • Т-1. Приказ о приеме, возраст до 18 лет, сокращенный рабочий день
    • Т-1. Приказ о приеме, неполный рабочий день
    • Т-1. Приказ о приеме, неполная рабочая неделя
    • Т-1. Приказ о приеме, неполное рабочее время
    • Т-1. Приказ о приеме, с полной материальной ответственностью
    • Т-1. Приказ о приеме, руководитель и заместители, испытание 6 месяцев
    • Т-1а Приказ о приеме на постоянную работу (несколько сотрудников)
    • Приказ Об аннулировании трудового договора

    ПЕРЕВОД

    РАБОЧЕЕ ВРЕМЯ И ВРЕМЯ ОТДЫХА

    СОВМЕСТИТЕЛЬСТВО, СОВМЕЩЕНИЕ, ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЙ ОБЪЕМ РАБОТЫ

    ПООЩРЕНИЕ И ВЗЫСКАНИЯ

    КОМАНДИРОВКИ, НАПРАВЛЕНИЕ НА ОБУЧЕНИЕ 

    УВОЛЬНЕНИЕ (Прекращение трудового договора)

    ПРОЧИЕ КАДРОВЫЕ ПРИКАЗЫ

    • Приказ Об изменении фамилии
    • Приказ Об изменении отчества

    Кадры в порядке – работа в удовольствие!

    При покупке на сумму от 10 тыс. рублей

    в подарок супер-чашка!

    Начинайте свой день с улыбки!

    При заказе на сумму
    от 7 000 рублей
    (по Москве в пределах МКАД)

    Источник: http://www.HR-OK.ru/content/100prikazov/

    Назначение ответственных за ведение определенных участков кадрового

    Приказ о кадровом делопроизводстве образец

    Кадровое делопроизводство — сложный и многофункциональный процесс, который регламентируется законодательством РФ и предполагает грамотное документальное оформление. Поэтому очень важно, чтобы этим процессом занимался штатный кадровик, который обладает соответствующим опытом.

    Однако бывают случаи, когда в организации нет штатного кадровика и оформлением кадровых документов занимаются бухгалтеры, секретари, офис-менеджеры.

    В маленькой организации функции по оформлению кадровых документов может выполнять сам руководитель — в таком случае дополнительное документальное оформление не требуется, поскольку в соответствии с уставом организации руководитель несет ответственность за любой аспект деятельности организации.

    Назначаем ответственного за ведение трудовых книжек

    Если в организации есть отдел кадров или отдельный специалист, он отвечает за большое количество важных организационно-распорядительных документов. Однако часто упускается из виду важный момент — ответственность кадровика.

    Инспектор ГИТ сразу выявит такие недочеты в оформлении, запросив соответствующие обязательные приказы. Исходя из этого, у работодателя возникает прямая обязанность назначить ответственное лицо для дальнейшего избегания штрафов.

    На основании п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей[1] один из обязательных приказов — о назначении ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек (пример 1).

    За нарушения на этом участке инспектор вправе назначить административное взыскание[2]. Штраф рискуют получить не только организация или руководитель, но и сам ответственный работник отдела кадров, который ведет трудовые книжки.

    Назначаем ответственного за ведение воинского учета

    Работодатель может быть привлечен к административной ответственности за отсутствие приказа о назначении ответственного за ведение воинского учета. Указанным приказом можно установить лицо, ответственное за выполнение обязательных операций по воинскому учету (пример 2).

    Если в организации отсутствует ответственное лицо за ведение воинского учета граждан, в том числе бронирование граждан, пребывающих в запасе, и хранение бланков строгой отчетности, максимальный штраф может составить 50 тыс. рублей[3]. При этом штрафуют не должностное лицо, а саму организацию.

    Назначаем ответственного за обработку персональных данных

    В соответствии со ст. 88 Трудового кодекса РФ (далее — ТК РФ) доступ к персональной информации работников организации могут иметь только специально уполномоченные лица.

    Кроме того, Федеральный закон от 27.07.

    2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» (далее — Федеральный закон № 152-ФЗ) требует, чтобы субъект бизнеса назначил специалиста, который будет отвечать за работу с персональными данными (пример 3).

    Отсутствие такого приказа приравнивается к нарушению Федерального закона № 152-ФЗ. Санкциями ст. 13.11 КоАП РФ за нарушение законодательства Российской Федерации в области персональных данных предусмотрено предупреждение или наложение административного штрафа:

    • на должностных лиц — от 500 до 1 тыс. рублей;
    • на юридических лиц — от 5 тыс. до 10 тыс. рублей.

    Назначаем ответственного за ведение табеля учета рабочего времени

    Работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником, независимо от применяемой формы оплаты труда[4].

    Обязанности по ведению табеля учета рабочего времени могут быть предусмотрены трудовым договором или, что правильнее, должностной инструкцией. Если эти функции не зафиксированы в документах, необходимо составить приказ о назначении ответственного лица (пример 4).

    За нарушения при учете времени, фактически отработанного работниками, возможно административное взыскание на основании ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ:

    • для должностных лиц работодателя — предупреждение или штраф от 1 тыс. до 5 тыс. рублей;
    • для работодателя-ИП — штраф от 1 тыс. до 5 тыс. рублей;
    • для работодателя-организации — штраф от 30 тыс. до 50 тыс. рублей.

    Уполномоченные лица должны быть ознакомлены под роспись со всеми вышеперечисленными приказами.

    Наказание кадровика за нарушение должностных обязанностей

    Специалист кадровой службы является должностным лицом, так как он выполняет организационно-распорядительные или административно-хозяйственные функции. Соответственно, к нему может быть применено административное взыскание.

    Суды соглашаются с предписаниями по административным штрафам инспекторов ГИТ и также признают специалистов кадровой службы должностными лицами. Соответственно, их привлекают к административной ответственности, как и руководителя организации.

    Инспекторы ГИТ могут оштрафовать кадровика только за нарушение обязанностей, которые установлены его трудовым договором, должностной инструкцией, приказом. Если же обязанности не закреплены и не конкретизированы в локальном нормативном акте работодателя, наказывать работника нельзя.

    Кроме того, за нарушение должностных обязанностей кадровик несет дисциплинарную ответственность в виде замечания, выговора или увольнения.

    Источник: https://www.profiz.ru/kr/5_2019/otvetstvennye_za_delopr/

    Как составляется нумерация приказов в кадровом делопроизводстве

    Приказ о кадровом делопроизводстве образец

    Нумерация приказов в кадровом делопроизводстве играет весомое значение в функционировании фирмы, вне зависимости от ее размера, структуры и сферы деятельности.

    Кадровое делопроизводство – это отрасль организации, ответственная за ведение документов, связанная с трудовыми отношениями. А именно:

    • Внесение записей в трудовые книжки;
    • Оформление личных дел;
    • Создание приказов по личному составу;
    • Оформление графика отпусков и штатного расписания;
    • Составление и преобразование должностных инструкций;
    • Хранение и своевременная сдача документов в архив;
    • Грамотное внесение изменений в документы;

    Виды приказов и необходимость их регистрации

    Бланк приказа о приеме на работу

    Особое внимание в отрасли кадрового документооборота уделяется созданию приказов. Распорядительные документы делят на 2 группы:

    По личному составу. Этот вид приказов подразделяется  на 2 группы:

    • Срок хранения 75 лет для приказов, формирующих трудовые отношения и значительные изменения в жизни сотрудников. (Прием на работу, увольнение, смена фамилии);
    • Срок хранения 5 лет для краткосрочных распоряжений. (Отпуск, командировка, выговор).

    По основной деятельности:

    • Общие приказы по всему предприятию;
    • По отделам;
    • По административно-хозяйственной деятельности;

    Распорядительные документы без утвержденной формы оформляют в текстовом варианте на официальном бланке организации.

    Для того, чтобы приказы обладали законной силой, они должны содержать необходимые реквизиты, подписи ответственных лиц и номер документа.

    Грамотно организованная система регистрации приказов позволяет:

    • Ускорить поиск понадобившегося документа;
    • Систематизировать распорядительные документы по назначению;
    • Усилить контроль за исполнением приказов начальства.

    Специфика применения нумерации заключается в следующих моментах:

    • Разделение распорядительных документов с разным сроком хранения;
    • Присвоение сложных номеров приказам при значительном документообороте.

    Правила ведения

    Пример приказа об увольнении

    Регистрационный номер приказа складывается из его порядкового номера и индекса.

    Индексация приказа определяется индивидуальной номенклатурой дел и правилами регистрации распоряжений на предприятии.

    Несмотря на то, что каждая организация прописывает свой порядок нумерации распорядительных документов, существует определенный ряд общих правил, которых фирмы стараются придерживаться. А именно:

    В фирмах с небольшим документооборотом не требуется разделять приказы по многочисленным разновидностям. Но объединить их нельзя из-за разных сроков хранения документов. В этом случае к порядковому номеру приказа через дефис или наклонную черту добавляют буквенный индекс:

    • «лс»- личный состав (Приказы по личному составу со сроком хранения 75 лет);
    • «к»- кадры (Приказы кратковременных сроков хранения).

    В организациях с большим штатом сотрудников и распорядительных документов разработана целая система индексов на каждую разновидность приказа:

    • «п»- прием на работу;
    • «у»- увольнение;
    • «пр» — прием на работу рабочих;
    • «к» — командировки;
    • «вк»- внутренние командировки;
    • «зк»- командировки заграницу;
    • «отд»- отпуска без сохранения зарплаты, по беременности и родам, по уходу за ребенком;
    • «отк»- очередные отпуска, учебные отпуска;

    Вариантов нумерации и индексных обозначений может быть много. Их разнообразие зависит не только от размера организации, но в том числе от специфики деятельности конкретной фирмы.

    Каждый год новая или нет

    Нумерацию приказов рекомендовано вести с ежегодным обновлением порядка исчисления. С первого рабочего дня нового календарного года приказу будет присвоен № 1. За исключением учреждений культуры и образования, где делопроизводительный год начинается с 1 сентября.

    Такая система поможет не только упорядочить распорядительные документы, но и подготовить их для дальнейшей сдачи в архив.

    Журнал регистрации приказов

    Страница журнала регистрации приказов по личному составу

    Так как порядок присвоения номеров приказам не установлен на законодательном уровне, работники-кадровики ведут журналы для регистрации приказов. Процесс регистрации — это копирование реквизитов с документа и занесение этих данных в специальную регистрационную форму.

    Приказы по основной деятельности ведутся на предприятии отдельно от распоряжений по личному составу. Это обусловлено разными направлениями деятельности и сроками хранения. Нумерация этих распорядительных документов должна вестись отдельно. Журналы регистрации приказов будут разные.

    Трудовое законодательство не обязывает предприятия вести журналы учета приказов. Журналы регистрации разрабатываются каждой фирмой самостоятельно. Но они должны содержать не только нумерацию, но и дату исполнения документа, реквизиты, краткое содержание и подписи ответственных лиц.

    Таким образом, строгих указаний по внедрению системы учета нумерации приказов нет. Каждая фирма выбирает свою схему, исходя из целесообразности и удобства.

    Что делать, если ошибка

    Внесение изменений в ранее изданный приказ допускается при условии веской необходимости, прежде всего правовой. Поправки к приказу требуются при возникновении обстоятельств, которые делают распорядительный документ или отдельный его пункт фактически или юридически неточными.

    К самым распространенным обстоятельствам можно отнести:

    1. Изменения в законодательстве, в нормативных актах или локальных актах самой организации
    2. Изменения личных данных сотрудников, в отношении которых были созданы распорядительные документы
    3. Изменения в обстоятельствах конкретного времени и места, если эти пункты являются существенными для ранее изданного приказа

    Требуется составить приказ о внесении изменений в ранее изданный приказ. Он включает в себя:

    • Причины изменений.
    • Основание для внесения изменений.
    • Указание действий должностным лицам или структурному подразделению фирмы, которые они должны выполнить в связи с изменением приказа.
    • Ссылку на изменяемый приказ или положение в нем, его дату, номер и название.
    • Указание сотрудника, на которого возложен контроль за исполнением документа.

    Оформление приказа о внесении изменений в ранее изданный приказ оформляется в бумажном варианте. А к желательным реквизитам можно отнести:

    • Наименование фирмы;
    • Наименование и дата документа;
    • Регистрационный номер;
    • Место составления приказа;
    • Текст документа;
    • Подписи ответственных лиц;
    • Отметка об исполнителе;
    • Визы согласования приказа (при необходимости).

    Образец приказа о нумерации приказов

    Предприятие самостоятельно разрабатывает приказ о порядке нумерации приказов, где устанавливает удобный ей порядок проставления номеров в приказах, индексные значения и другие положения, исходя из деятельности организации.

    Общество с ограниченной ответственностью «АСТ»

    ИНН/КПП 7804491337/780401001

    195198, г. Санкт – Петербург,
    Ленина пр., д.21, кор.1, пом. 309

    ПРИКАЗ №1

    г. Санкт-Петербург

    01.01.

    2016 г                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                ПРИКАЗЫВАЮ:

    1. Ввести с 2016 года буквенно-цифровую индексацию распорядительных документов по личному составу ООО «АСТ» с применением следующих регистрационных буквенных индексов:приказы о приеме работника на работу – П (прием); 2. приказы о прекращении действия трудового договора (контракта) с работником – У (увольнение); 3. приказы о переводе работника на другую работу – ПР (перевод работника); 4. приказы о предоставлении отпуска работнику – О (отпуск); 5. приказы о нарушении трудовой и производственной дисциплины – Н;

      6. остальные приказы – К (кадры).

    2. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на Финансового директора Иванова Олега Дмитриевича.

    Генеральный директор А.С. Шапкин

    С приказом ознакомлены:

    Финансовый директор

    ООО «АСТ»

    01.01.

    2016г.                                                                                                                                                       О.Д. Иванов

    Источник: https://mirblankov.ru/numeraciya-prikazov/

    Правовед
    Добавить комментарий